¿Qué novedades incluye el nuevo sistema de grupos y modalidades?

Ábaco incorpora una nueva forma de configurar las extraescolares, servicios y eventos. Ahora puedes ofrecer distintas formas de inscripción dentro de un mismo grupo, definir precios más flexibles y gestionar con mayor precisión qué contrata cada familia.

En este artículo resumimos los cambios más importantes y qué conviene revisar antes de abrir nuevas inscripciones.

💡 En este artículo utilizamos “actividad” para referirnos de forma conjunta a las extraescolares, los servicios y los eventos.

Las novedades, de un vistazo

• 🧩 Más flexibilidad: actividad completa, días fijos o días sueltos dentro de un mismo grupo.
• 💶 Precios más precisos: según la modalidad, las opciones, los días elegidos y si la familia es socia o no.
• 👨‍👩‍👧 Una inscripción más clara: las familias ven exactamente qué están contratando y los administradores tienen más opciones para gestionarlo.
• 📊 Más información: la modalidad, las opciones y los días contratados aparecen en las inscripciones y en los archivos CSV.
• 🏦 Múltiples acreedores SEPA: puedes configurar varias cuentas y generar un archivo XML separado para cada acreedor.

¿Tengo que hacer algo con mis actividades actuales?

Se han conservado sus horarios, precios, periodicidades, inscripciones y condiciones. No necesitas realizar ninguna acción manual para que continúen funcionando como hasta ahora.

Las nuevas posibilidades estarán disponibles cuando quieras crear una actividad nueva o ampliar la configuración de una que ya existe.

Grupos, modalidades y opciones

El grupo reúne la información común de la actividad:

• El nombre del grupo.
• Los cursos o personas que pueden inscribirse.
• El horario.
• La capacidad.
• La lista de espera, si está activada.

Dentro de cada grupo puedes configurar una o varias modalidades. Cada modalidad define cómo se participa en la actividad y cada cuánto se cobra.

Por ejemplo, un mismo grupo puede permitir apuntarse a la actividad completa o asistir solo algunos días de la semana.

👉 Consulta Cómo configurar los grupos de una actividad.

Distintas formas de inscripción en un mismo grupo

✅ Actividad completa

La persona se inscribe en todos los días y horarios definidos para el grupo.

Esta modalidad puede tener un pago único o cobros recurrentes semanales, mensuales o trimestrales, según la configuración de la actividad.

📅 Días fijos de la semana

La familia elige uno o varios de los días disponibles en el horario del grupo.

El precio puede cambiar según el número de días elegidos. Por ejemplo, la asociación puede establecer un precio para un día a la semana y otro para dos o más días.

🗓️ Días sueltos

La familia elige una o varias fechas concretas y paga solo por esos días.

Ábaco crea una inscripción independiente para cada fecha. Si se contratan varios días juntos, el resumen muestra el importe total antes de confirmar.

En los eventos, la modalidad es siempre de actividad completa y pago único. Los eventos pueden tener opciones, precios diferentes, capacidad y lista de espera.

Opciones y precios más flexibles

Las opciones permiten añadir otras elecciones dentro de un grupo, como un turno, un nivel o cualquier alternativa que necesite configurar la asociación.

Si el grupo tiene opciones, la familia deberá seleccionar un valor para cada una durante la inscripción.

El precio puede ser diferente según la modalidad, las opciones seleccionadas, el número de días y si la familia es socia o no.

Además, cada modalidad recurrente puede definir si se prorratea el primer periodo cuando una inscripción empieza con el ciclo ya iniciado.

💡 Ejemplo práctico: un grupo de comedor puede ofrecer una modalidad mensual completa, otra para determinados días de la semana y otra para días sueltos. La familia elige la alternativa que necesita y Ábaco muestra automáticamente el precio correspondiente.

👉 Consulta Cómo configurar modalidades, opciones y precios.

Cuatro formas de gestionar las inscripciones

Al crear una extraescolar, servicio o evento puedes elegir cómo quieres gestionar sus inscripciones:

• Inscripción y pago: las familias se inscriben y Ábaco genera los pagos correspondientes.
• Solo inscripción: Ábaco registra las inscripciones y muestra precios informativos, pero no genera pagos.
• Inscripción externa: las familias acceden a un enlace externo para completar el proceso.
• Sin inscripción: el contenido se publica únicamente como información.

El modo de inscripción se elige al crear el objeto y no puede cambiarse después desde el formulario de edición.

👉 Consulta Cómo configurar los pagos de una actividad para conocer en detalle los cuatro modos de inscripción.

¿Qué verá la familia al inscribirse?

Ábaco mostrará únicamente los grupos y modalidades disponibles para la persona que se quiere inscribir.

Según la configuración de la actividad, la familia podrá elegir:

1. La persona que quiere inscribir.
2. El grupo.
3. La modalidad.
4. Los días de la semana o las fechas concretas.
5. Las opciones configuradas por la asociación.

Antes de confirmar, verá el precio correspondiente a su selección. Si la actividad gestiona pagos desde Ábaco, también podrá elegir uno de los métodos de pago ofrecidos.

Si la actividad es de solo inscripción, el precio será informativo y no se generará ningún pago.

La capacidad de los grupos y la lista de espera siguen funcionando como hasta ahora.

👉 Consulta ¿Cómo se inscriben las familias en una actividad?

Más opciones para gestionar inscripciones desde Ábaco Admin

Ábaco Admin ya permitía crear, consultar y editar inscripciones manualmente. Ahora estos flujos incorporan también las nuevas modalidades, días y opciones.

Al crear una inscripción, el administrador puede seleccionar:

• La familia y la persona que se quiere inscribir.
• El grupo y la modalidad.
• Los días de la semana o las fechas concretas.
• Las opciones configuradas.
• El periodo de inicio y el método de pago.

Los administradores pueden seguir gestionando excepciones que no están disponibles para las familias, como crear una inscripción fuera del periodo habitual o utilizar otro método de pago activo de la asociación.

👉 Consulta Cómo crear una inscripción manualmente desde Ábaco Admin.

¿Cómo afectan las modalidades a los listados de asistencia?

Al crear un listado de asistencia para una fecha, Ábaco incluye a las personas que deben asistir ese día:

• Las inscritas en la actividad completa, si el grupo tiene actividad ese día.
• Las que han seleccionado ese día fijo de la semana.
• Las que han contratado esa fecha como día suelto.

De esta forma, el monitor verá en cada listado únicamente a las personas inscritas para la fecha seleccionada.

👉 Consulta Gestiona los listados de asistencia.

Más información en los listados y archivos CSV

Las inscripciones guardan la selección realizada en el momento de la contratación. Aunque más adelante cambie la configuración del grupo, podrás consultar la modalidad, las opciones y los días contratados por la familia.

Los archivos CSV de inscripciones incluyen ahora:

• El grupo.
• La modalidad.
• Las opciones seleccionadas.
• Los días contratados.
• El horario correspondiente.
• La periodicidad.

👉 Consulta Cómo descargar un listado de inscripciones.

Publicar, despublicar y renovar

Puedes mantener una actividad en estado No publicado mientras terminas de configurar sus grupos y modalidades, y cambiarla a Publicado cuando esté lista. Si necesitas ocultarla temporalmente, puedes despublicarla; dejará de ser visible para las familias, pero conservará su configuración, inscripciones y pagos.

Al renovar una extraescolar, servicio o evento para un nuevo curso, Ábaco copia sus grupos, opciones, modalidades y precios. Las inscripciones, pagos y plazas ocupadas no se copian.

👉 Consulta Publicar o despublicar una actividad y Cómo renovar una actividad para el nuevo curso.

Otra novedad: varias cuentas y acreedores SEPA

Puedes configurar varias cuentas de domiciliación bancaria SEPA, cada una con sus propios datos de acreedor.

Esto permite, por ejemplo, utilizar una cuenta diferente para una actividad gestionada por un proveedor externo. Las familias verán el acreedor correspondiente al seleccionar ese método de pago.

Para generar las remesas, filtra los pagos por un único método SEPA y descarga su archivo XML. Si trabajas con varios acreedores, genera un archivo XML separado para cada acreedor.

👉 Consulta Configura el método de pago: Domiciliación bancaria SEPA y Cómo generar un archivo SEPA de pagos pendientes.

Consulta las guías paso a paso