Cómo crear una inscripción manualmente desde Ábaco Admin

Desde Ábaco Admin puedes crear una inscripción manualmente en nombre de una familia. Es útil para altas gestionadas por la asociación, correcciones o situaciones excepcionales.

💡 En este artículo utilizamos “actividad” para referirnos de forma conjunta a las extraescolares, los servicios y los eventos.

Dónde crearla

1. Entra en Actividades y abre la extraescolar, servicio o evento.
2. Busca la sección Grupos.
3. En el grupo correspondiente, pulsa Añadir inscripción.

También puedes llegar a la gestión de inscripciones desde la ficha de la familia o desde el apartado general de Inscripciones, según el contexto en el que estés trabajando.

Qué debes completar

El formulario se adapta a la configuración del grupo. Puede incluir:

• Familia y persona: selecciona quién se va a inscribir.
• Grupo: elige el grupo operativo correspondiente.
• Modalidad: actividad completa, días fijos de la semana o días sueltos.
• Opciones: por ejemplo, turno, desayuno u hora de salida.
• Días de la semana: si has elegido una modalidad de días fijos.
• Período de inicio: para modalidades recurrentes que ya están en curso.
• Fechas: una o varias fechas concretas para días sueltos.
• Método de pago: cuando la inscripción tiene precio y Ábaco gestiona los pagos.
• Comentarios: una nota que también podrá consultar la familia.

Ábaco calcula el precio a partir de la modalidad, los días, las opciones y la condición de socia o no socia de la familia.

Qué puede hacer un administrador

La creación manual permite gestionar excepciones que una familia no podría completar por sí misma:

• Crear una inscripción aunque la actividad esté No publicada.
• Crear una inscripción fuera del período general o preferente.
• Elegir el período actual, el siguiente o el posterior cuando la modalidad sea recurrente y existan esos períodos.
• Elegir cualquier método de pago activo en la asociación, aunque no esté ofrecido a las familias en esa actividad.

⚠️ La creación manual no elimina todas las validaciones. La persona debe ser compatible con el público y los cursos del grupo, no puede existir una inscripción duplicada y se sigue comprobando la capacidad.

Capacidad y lista de espera

• Si hay plazas, la inscripción queda confirmada.
• Si el grupo está completo y tiene lista de espera, la inscripción queda En espera.
• Si el grupo está completo y no tiene lista de espera, Ábaco no permite crearla.

En grupos con horario semanal, Ábaco calcula la disponibilidad según la modalidad y los días elegidos: los días fijos ocupan plaza solo en esos días y la actividad completa en todos los días del horario. Las modalidades de Días sueltos no consumen capacidad ni pueden entrar en lista de espera.

Cuando la inscripción entra en lista de espera, no se genera ningún pago hasta que la plaza se ofrezca y se confirme.

Qué ocurre con los pagos

El resultado depende de la modalidad:

• Pago único: se crea la inscripción y su pago al guardarla, salvo que entre en lista de espera.
• Modalidad recurrente en el período actual: se genera el pago del período aplicando el prorrateo configurado en la modalidad.
• Modalidad recurrente con inicio futuro: el pago se generará cuando llegue el período correspondiente.
• Días sueltos: se crea una inscripción y, si corresponde, un pago independiente por cada fecha seleccionada.
• Solo inscripción o precio de 0 €: no se genera ningún pago.

Si eliges pago con tarjeta desde Admin, el pago se crea, pero no se cobra automáticamente a la tarjeta de la familia. La familia podrá resolverlo después desde su aplicación.

Después de guardar

La familia podrá consultar inmediatamente la inscripción en Ábaco Familias > Mi familia > Inscripciones.

Allí verá:

• El grupo y la modalidad.
• Los días u opciones seleccionados.
• La fecha de inicio o la fecha suelta contratada.
• El estado de la inscripción.
• Los pagos actuales y futuros.

Diferencias respecto a Ábaco Familias