Cómo ver o editar una inscripción

Desde Ábaco Admin puedes consultar qué contrató una familia y modificar determinados datos de una inscripción.

💡 En este artículo utilizamos “actividad” para referirnos de forma conjunta a las extraescolares, los servicios y los eventos.

Para consultar las inscripciones necesitas Inscripciones en modo Consulta o superior. Los precios y detalles de cobros, métodos de pago y facturación solo se muestran con Cobros en modo Consulta o superior. Puedes seguir consultando el estado y número de socio de la familia sin acceder a los datos de su cuota.

El formulario de edición requiere Inscripciones y Cobros en modo Modificación o superior. Para confirmar una plaza de pago ofrecida desde la lista de espera necesitas además Cobros en modo Gestión; si la plaza es gratuita, basta con Inscripciones en modo Modificación. Los permisos personalizados respetan las actividades asignadas. Estas condiciones se refieren a Ábaco Admin; las familias conservan el acceso a sus propias inscripciones en Ábaco Familias.

Dónde encontrar las inscripciones

Puedes acceder a ellas desde:

1. Inscripciones: reúne todas las inscripciones de la asociación.
2. Detalle de una actividad: muestra las inscripciones de esa extraescolar, servicio o evento.
3. Detalle de una familia: muestra únicamente las inscripciones de esa familia.

En todos los casos puedes utilizar los filtros, abrir el menú de acciones de una fila y seleccionar Ver detalles o Editar.

Qué puedes consultar

La vista de detalle conserva una fotografía de lo contratado en el momento de la inscripción:

• Persona, actividad y grupo.
• Estado actual y fecha de creación.
• Modalidad contratada.
• Opciones elegidas.
• Días fijos de la semana o fecha concreta, cuando corresponda.
• Precio base y periodicidad.
• Comentario de inscripción y motivo de cancelación, si existen.
• Próximo pago e historial de pagos.

La misma selección principal también aparece en Ábaco Familias, dentro de la tarjeta de la inscripción.

Qué datos no se pueden cambiar

Una vez creada la inscripción, no se pueden modificar:

• La familia.
• La persona inscrita.
• La actividad y el grupo.
• La modalidad y su periodicidad.

Si alguno de estos datos es incorrecto, normalmente tendrás que cancelar o eliminar la inscripción y crear una nueva con la configuración correcta.

Qué datos se pueden editar

Periodo de inicio de una inscripción futura

Si una inscripción recurrente todavía no ha comenzado, puedes cambiar su inicio desde el campo Empieza, sin eliminarla y crear una nueva.

1. Abre el menú de la inscripción y selecciona Editar.
2. En Empieza, elige el ciclo actual o uno de los dos siguientes, según los periodos disponibles de la actividad. Se muestra la fecha de inicio de cada opción.
3. Revisa el aviso con la nueva fecha y la información sobre el primer pago.
4. Pulsa Actualizar.

Este cambio está disponible para inscripciones semanales, mensuales o trimestrales que cumplan todas estas condiciones:

• Están confirmadas y tienen una fecha de inicio futura.
• No tienen pagos generados, cancelación programada ni una suscripción de cobro vinculada.
• No están archivadas y la actividad tiene un ciclo actual en curso.
• Tu usuario tiene permisos para modificar tanto la inscripción como la actividad correspondiente.

Si no se puede cambiar el inicio, el selector muestra el motivo. Los pagos únicos y los días sueltos no utilizan este cambio de ciclo.

Guardar el cambio no cobra inmediatamente. Si adelantas la inscripción al ciclo actual y corresponde generar un pago, este se generará automáticamente en las próximas 24 horas. Si eliges un ciclo futuro, el primer pago se generará a partir de su fecha de inicio. El cobro se gestionará según el método de pago configurado.

Las inscripciones gratuitas o de actividades de solo inscripción no programan pagos. Si la inscripción pasa a ser de pago, debes indicar un método de pago válido.

Si el grupo ya tiene el aforo completo, Ábaco muestra un aviso de sobreaforo, pero permite guardar el cambio de inicio. Revisa la capacidad antes de confirmar.

Opciones y días fijos

Puedes corregir las opciones contratadas y, en una modalidad de días fijos, los días de la semana seleccionados.

Estos cambios actualizan la selección guardada en la inscripción, pero no modifican los pagos que ya se hayan generado.

Fecha de un día suelto

En una inscripción de día suelto puedes cambiar su fecha por otra fecha válida. No puede existir otra inscripción de la misma persona para ese grupo y esa fecha.

Precio base

En las inscripciones recurrentes puedes modificar el precio base. El nuevo importe se aplicará a los pagos futuros.

💳 Los pagos que ya existen no cambian automáticamente. Si necesitas corregirlos, edítalos desde Pagos o utiliza la acción de edición de pagos actuales.

Método de pago

En las inscripciones recurrentes puedes cambiar el método que se utilizará para los próximos pagos. Debe ser un método activo de la asociación.

Los pagos ya generados mantienen su método original.

Comentario

El administrador puede editar el comentario de la inscripción en cualquier momento. El comentario es visible tanto para la asociación como para la familia.

Fecha de cancelación

Si una inscripción recurrente ya tiene una cancelación programada, puedes cambiar la fecha efectiva entre los períodos disponibles.

• Los pagos ya creados después de la nueva fecha no se eliminan automáticamente.
• Si mueves la cancelación a una fecha pasada, el cambio de estado se aplicará con la siguiente ejecución del proceso automático, normalmente en un plazo máximo de 24 horas.

Particularidades según la modalidad

Editar varias inscripciones

Desde una tabla de inscripciones puedes seleccionar varias filas y utilizar Editar inscripciones para aplicar un mismo precio base a varias inscripciones compatibles.

Si alguna de las seleccionadas no admite el cambio, Ábaco la ignorará y actualizará únicamente las que se puedan editar.

Editar los pagos actuales

La acción Editar pagos actuales permite modificar en bloque:

• El importe del pago actual.
• Su estado.

Esta acción afecta a los pagos ya creados. Es diferente de cambiar el precio base de la inscripción, que solo afecta a pagos futuros.

Antes de guardar un cambio

Comprueba especialmente:

• Que las opciones y los días siguen correspondiendo a lo acordado con la familia.
• Que el precio base es correcto para los próximos cobros.
• Que la fecha de inicio y el posible aviso de sobreaforo se ajustan a lo acordado con la familia.
• Si también necesitas corregir algún pago que ya se haya generado.