¿Cómo se inscriben las familias en una actividad?

Cuando una familia se apunta a una extraescolar, servicio o evento desde Ábaco Familias, el formulario se adapta automáticamente a lo que haya configurado la asociación.

💡 En este artículo utilizamos “actividad” para referirnos de forma conjunta a las extraescolares, los servicios y los eventos.

Antes de empezar

Para que una familia pueda inscribirse desde Ábaco:

• La actividad debe estar publicada.
• El período general o preferente de inscripción debe estar abierto.
• La familia y la persona elegida deben cumplir las condiciones configuradas.
• Debe haber una combinación válida de grupo, modalidad, opciones y precio.

Si no es posible inscribirse, Ábaco muestra el motivo: por ejemplo, que el período todavía no ha empezado, que ya ha terminado o que la persona no cumple los requisitos del grupo.

Cómo empieza la inscripción

1. La familia abre la extraescolar, servicio o evento.
2. Pulsa Inscribirme.
3. Completa únicamente los campos necesarios para esa actividad.

Según la configuración, Ábaco puede pedir:

• Persona: el niño o tutor que se va a inscribir.
• Grupo: entre los grupos compatibles con la persona seleccionada.
• Modalidad: actividad completa, días fijos de la semana o días sueltos.
• Días de la semana: si la modalidad permite elegir días fijos.
• Fecha de inicio: para una modalidad recurrente, según la política de inscripción.
• Fechas concretas: si se están contratando días sueltos.
• Opciones: por ejemplo, turno, desayuno u hora de salida.
• Comentarios: una observación que también podrá consultar la asociación.

✨ Si solo existe una alternativa posible, Ábaco la selecciona o la omite para que el formulario sea más sencillo.

Cómo funcionan las modalidades

Actividad completa

La persona se apunta a todos los días y horarios del grupo durante el período correspondiente.

Días fijos de la semana

La familia elige uno o varios días entre los disponibles. El precio puede cambiar según el número de días seleccionados.

Días sueltos

La familia elige una o varias fechas concretas. Ábaco muestra el importe total y crea una inscripción independiente por cada fecha.

Precio y método de pago

Antes de continuar, la familia ve el precio exacto correspondiente a su selección: modalidad, días, opciones y condición de socia o no socia.

• Si la actividad es gratuita o está configurada como Solo inscripción, no tendrá que elegir un método de pago.
• Si Ábaco gestiona el cobro, pasará a una pantalla con los métodos de pago que la asociación haya habilitado para esa actividad.
• Si el pago corresponde al período actual o a una contratación de pago único, se generará al confirmar.
• Si la inscripción empieza en un período futuro, el pago recurrente se generará cuando corresponda.

La inscripción y el pago son conceptos diferentes. Una inscripción puede estar activa aunque su pago siga pendiente o haya fallado.

Qué ocurre si el grupo está completo

Ábaco comprueba la capacidad del grupo antes de confirmar la plaza:

• Si quedan plazas, la inscripción se confirma.
• Si no quedan plazas y la lista de espera está activada, la inscripción queda En espera.
• Si el grupo está completo y no tiene lista de espera, no se puede completar la inscripción.

Mientras la inscripción está en espera, no se genera el cobro de la plaza.

Cuando se ofrece una plaza

Si se libera una plaza, la inscripción pasa a Por confirmar. La familia recibe un aviso y debe decidir si quiere aceptarla o rechazarla.

• Si la acepta, elige el método de pago cuando sea necesario y la inscripción pasa a Activa o Próxima.
• Si la rechaza, la inscripción se elimina y la plaza se ofrece a la siguiente familia.

⏳ La plaza no caduca automáticamente. La inscripción permanece Por confirmar hasta que la familia o un administrador actúe.

Finalizar el proceso

Cuando la inscripción se completa, la familia ve una pantalla de confirmación. También puede consultar posteriormente desde Mi familia > Inscripciones:

• La persona y el grupo.
• La modalidad contratada.
• Los días u opciones seleccionados.
• El estado de la inscripción.
• Los pagos generados y los próximos cobros.

Inscripción externa o actividad informativa

• En una actividad con Inscripción externa, Ábaco muestra la información y redirige a la web indicada por la asociación. La inscripción no se crea en Ábaco.
• En una actividad Sin inscripción, no aparece ningún formulario para apuntarse.

Diferencias respecto a Ábaco Admin

Las familias solo pueden completar las opciones permitidas por la configuración. Un administrador puede crear la inscripción manualmente fuera del período de inscripción y gestionar determinadas excepciones.