Como configurar los grupos de una actividad

Los grupos te permiten dividir una misma actividad en varios niveles o edades (por ejemplo, Infantil y Primaria) y asignarles precios, horarios o capacidades diferentes.

Puedes usarlos tanto en extraescolares como en servicios o eventos.

📍 Ruta dentro de la app

Desde Ábaco Admin, ve a Actividades y selecciona una actividad existente o crea una nueva.

Dentro del formulario de creación o edición, ve a la sección Grupos.

¿Qué es un grupo?

Un grupo representa una subdivisión dentro de una misma actividad que va a agrupar un número de inscritos bajo ese mismo grupo. Es útil para ofrecer distintas opciones a las familias y para organizar los inscritos en grupos.

Cada grupo puede tener:

• Un nombre identificativo.
• Un conjunto de cursos escolares.
• Un límite de plazas.
• Un precio y una periodicidad.
• Unos horarios determinados.

💡 Ejemplo:

En una extraescolar de Baloncesto, puedes crear tres grupos:

• Grupo 1: Infantil 3–5 años
• Grupo 2: Primaria 1º–2º
• Grupo 3: Primaria 3º–4º

Campos principales de un grupo

1. Nombre del grupo

Es el nombre visible para las familias en la app Ábaco Familias.

Usa nombres claros y descriptivos, por ejemplo:

• Infantil (3 a 5 años)
• Primaria – Nivel avanzado
• Acogida con desayuno

2. Cursos escolares

Por defecto, todos los cursos están seleccionados.

Puedes filtrar para que solo puedan inscribirse alumnos de determinados cursos.

💡 Ejemplo: Si seleccionas Infantil 3, 4 y 5 años, solo las familias con hijos en esos cursos podrán inscribirse a este grupo.

3. Capacidad mínima y máxima

Define cuántas plazas ofrece el grupo:

• Capacidad mínima: solo informativa, te ayuda a controlar si hay suficientes inscripciones.
• Capacidad máxima: bloquea nuevas inscripciones cuando se alcanza ese número.

Puedes modificar estas capacidades en cualquier momento.

Si aumentas la capacidad, las familias que estaban en lista de espera entrarán automáticamente.

4. Lista de espera automática (solo plan Premium)

Activa esta opción si quieres que las familias puedan apuntarse cuando el grupo está lleno.

El sistema gestionará las plazas automáticamente:

• En cuanto una familia cancele, la primera en la lista de espera recibirá la plaza.
• Se enviará una notificación push para informarles del cambio.

5. Precio y tipo de contratación

Cada grupo puede tener su propio precio y periodicidad.

• Precio para socios / no socios: Si dejas un campo vacío o con “0”, la inscripción será gratuita.
• Tipo de contratación:
  • Una vez → pago único por toda la duración.
  • Semanal → pago cada semana.
  • Mensual → pago cada mes.
  • Trimestral → pago cada tres meses.

💡 Ejemplo: El grupo “Baloncesto Primaria” tiene un precio mensual de 20 €.  Si la actividad empieza el 15 de septiembre, el primer pago será prorrateado a medio mes (10 €).

6. Horarios

Define los días y horas en que se realiza la actividad.

Puedes añadir varios horarios por grupo.

Ejemplo:

• Martes de 16:00 a 17:00 h
• Jueves de 16:00 a 17:00 h

Estos horarios son visibles para las familias en la ficha de la actividad.

ℹ️ La Aplicación Familias informará a las familias si intentan realizar una inscripción a una actividad y esa misma persona ya tiene otra inscripción en otra actividad con los mismos horarios )conflicto de horario).

Reordenar o eliminar grupos

• Arrastra los grupos para cambiar el orden en el que aparecen en la app.
• Usa el icono 🗑️ para eliminar uno si ya no lo necesitas. (Solo se puede eliminar si no tiene inscripciones activas).

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 — Extraescolar de Baloncesto

• Grupo Infantil (3–5 años) → 14 €/mes, martes y jueves de 16:00 a 17:00 h
• Grupo Primaria (1º–2º) → 16 €/mes, lunes y miércoles de 17:00 a 18:00 h

Ejemplo 2 — Servicio de Acogida temprana

• Grupo sin desayuno → 10 €/semana
• Grupo con desayuno → 15 €/semana
• Ambos activos de lunes a viernes de 7:30 a 9:00 h

Notas y buenas prácticas

• Siempre debe existir al menos un grupo para poder publicar la actividad.
• Si una familia intenta inscribirse y el grupo está lleno, solo podrá hacerlo si la lista de espera está activada.
• Puedes editar los grupos incluso con inscripciones activas (por ejemplo, para cambiar el horario o ampliar la capacidad).