Como configurar los grupos de una actividad

Los grupos permiten organizar una misma actividad por cursos, edades, niveles u horarios. Cada grupo tiene su propia configuración y sus propias inscripciones.

💡 En este artículo utilizamos “actividad” para referirnos de forma conjunta a las extraescolares, los servicios y los eventos.

¿Cuándo necesita grupos una actividad?

Los grupos son necesarios cuando Ábaco gestiona las inscripciones:

• Inscripción y pago: Ábaco gestiona las inscripciones y genera los pagos.
• Solo inscripción: Ábaco gestiona las inscripciones, pero no genera pagos.

Una actividad con inscripción interna debe tener al menos un grupo para poder publicarse.

Las actividades con inscripción externa o sin inscripción no necesitan grupos.

¿Dónde se crean los grupos?

Primero debes crear la extraescolar, servicio o evento. Después podrás añadir sus grupos desde la pantalla de detalle:

1. Entra en Actividades.
2. Abre la extraescolar, servicio o evento.
3. Busca la sección Grupos.
4. Pulsa Añadir grupo.

Los grupos ya no se configuran dentro del formulario principal de creación de la actividad.

Información principal del grupo

Nombre

Utiliza un nombre que permita distinguir el grupo fácilmente, por ejemplo:

• Infantil.
• Primaria.
• Nivel avanzado.
• Turno de tarde.

Cursos

Selecciona los cursos que pueden inscribirse en el grupo. Ábaco utilizará esta información para mostrar a cada familia únicamente los grupos compatibles con la persona seleccionada.

Si el grupo admite personas adultas, la disponibilidad también dependerá del público configurado en la actividad.

Horario

En las extraescolares y servicios debes indicar los días de la semana y las horas de inicio y fin.

El horario determina:

• Los días disponibles en las modalidades de días fijos.
• Qué personas aparecen en los listados de asistencia de cada fecha.
• Los posibles avisos de solapamiento con otras actividades.

Los eventos utilizan sus propias fechas y horas, por lo que sus grupos no tienen un horario semanal.

Capacidad

Puedes indicar una capacidad mínima y máxima para controlar la ocupación del grupo.

La capacidad se calcula por cada día de la semana del grupo. Una inscripción de días fijos ocupa plaza solo en los días elegidos, mientras que una inscripción completa la ocupa en todos los días del horario. Así, una plaza ocupada los lunes y miércoles no afecta a otra inscripción que solo asista los martes y jueves.

Si el grupo no tiene horario semanal o no ofrece modalidades de días fijos, la capacidad se aplica al grupo completo.

Cuando no hay plaza para la selección realizada, Ábaco impide confirmar la inscripción. Si la lista de espera está activada, la inscripción puede quedar En espera.

💡 Las modalidades de Días sueltos no consumen la capacidad del grupo ni pueden entrar en lista de espera, aunque el grupo tenga una capacidad máxima configurada.

Lista de espera

La lista de espera automática está disponible en el plan Premium y necesita que el grupo tenga una capacidad máxima.

Cuando se libera una plaza, Ábaco revisa la lista por orden de alta y la ofrece a la primera inscripción cuya modalidad y días sean compatibles con la disponibilidad.

Modalidades, opciones y precios

Después de completar la información principal del grupo, configura qué puede contratar la familia:

• Actividad completa, días fijos o días sueltos.
• Pago único, semanal, mensual o trimestral.
• Opciones adicionales.
• Precios según la selección y si la familia es socia o no.

Trabajar con varios grupos

Una actividad puede tener uno o varios grupos. Puedes utilizarlos para separar participantes que tengan configuraciones diferentes.

Por ejemplo, una extraescolar de baloncesto puede tener:

• Infantil: martes y jueves.
• Primaria: lunes y miércoles.
• Avanzado: viernes.

Puedes reordenar los grupos usando los botones de flecha arriba/abajo para cambiar el orden en el que se muestran.

Duplicar un grupo

Utiliza la opción Duplicar cuando necesites crear otro grupo con una configuración parecida.

Ábaco copiará:

• Los cursos y el horario.
• La capacidad y la configuración de lista de espera.
• Las opciones.
• Las modalidades y los precios.

Las inscripciones y las plazas ocupadas no se copian. El grupo duplicado empieza vacío y puede editarse de forma independiente.

Editar o eliminar un grupo

Desde el menú de acciones del grupo puedes editar su configuración o eliminarlo.

No podrás eliminar un grupo que ya tenga historial de inscripciones, aunque estén canceladas o finalizadas. Esto permite conservar correctamente la información de las familias y sus pagos.

Si la actividad está publicada y gestiona inscripciones desde Ábaco, tampoco podrás eliminar su último grupo.

💡 Si necesitas dejar de ofrecer una configuración, revisa las inscripciones existentes antes de modificar el grupo.

Diferencias entre extraescolares, servicios y eventos

Antes de publicar

Comprueba que:

• La actividad tiene al menos un grupo si Ábaco gestiona las inscripciones.
• Los nombres permiten distinguir correctamente cada grupo.
• Los cursos y horarios son correctos.
• La capacidad y la lista de espera están configuradas como necesitas.
• Las modalidades, opciones y precios están completos.

Cuando todo esté listo, podrás publicar la actividad desde su pantalla de detalle.