Como configurar los pagos de una actividad

Al crear una actividad puedes decidir si Ábaco gestionará sus inscripciones y pagos, si solo registrará las inscripciones o si las familias deben utilizar otro proceso.

💡 En este artículo utilizamos “actividad” para referirnos de forma conjunta a las extraescolares, los servicios y los eventos.

Elige cómo se gestionan las inscripciones

Al crear una actividad debes elegir uno de estos cuatro modos:

⚠️ Revisa bien esta elección. El modo de inscripción se define al crear la actividad y no puede cambiarse después desde el formulario de edición.

La inscripción externa está disponible en el plan Premium.

Inscripción y pago

Elige este modo cuando quieras que las familias completen todo el proceso desde Ábaco:

1. La familia selecciona la persona, el grupo y la modalidad.
2. Elige los días u opciones correspondientes.
3. Ábaco calcula el precio exacto.
4. La familia selecciona un método de pago.
5. Se crea la inscripción y se generan los pagos cuando corresponde.

La actividad debe tener al menos un grupo, una modalidad y los precios necesarios para poder publicarse.

Solo inscripción

Utiliza este modo si quieres registrar las inscripciones en Ábaco, pero gestionar los cobros por otra vía o no cobrar por la actividad.

Los grupos siguen teniendo modalidades y precios para que las familias puedan comparar las alternativas. Sin embargo, esos precios son informativos y Ábaco no genera ningún pago.

Las inscripciones, la capacidad, la lista de espera y la asistencia funcionan igual que en una actividad con pago.

Inscripción externa

Utiliza este modo cuando la inscripción se realiza en la web o formulario de otra entidad.

Debes indicar el enlace al que se dirigirá a las familias. Ábaco mostrará la actividad en el catálogo, pero no gestionará sus grupos, inscripciones ni pagos.

Sin inscripción

Este modo permite publicar una actividad únicamente para informar a las familias.

No se muestran opciones para inscribirse y no es necesario configurar grupos, precios ni métodos de pago.

Configurar los métodos de pago

Los métodos de pago se muestran cuando eliges Inscripción y pago.

Puedes ofrecer uno o varios de los métodos que estén activos en la configuración de tu asociación:

• Tarjeta.
• Domiciliación bancaria SEPA.
• Transferencia bancaria.
• Bizum.
• Efectivo.

La familia podrá elegir entre los métodos ofrecidos al completar la inscripción.

Si tienes varios métodos del mismo tipo, Ábaco mostrará la información necesaria para distinguirlos. Por ejemplo, una cuenta SEPA puede identificarse por el nombre de su acreedor.

La disponibilidad de los métodos adicionales depende del plan y de la configuración de la asociación. El pago con tarjeta está disponible en todos los planes.

¿Dónde se define el precio?

El precio ya no se configura de forma general para toda la actividad. Se define dentro de las modalidades de cada grupo.

Puede variar según:

• La modalidad.
• Las opciones seleccionadas.
• El número de días semanales.
• Si la familia es socia o no.

¿Cuándo se generan los pagos?

Los pagos recurrentes siguientes se generan automáticamente al inicio de cada ciclo.

Si una inscripción queda en lista de espera, no se genera ningún pago hasta que la plaza se ofrece y se confirma.

Prorrateo y calendario de pagos

El prorrateo se configura individualmente en cada modalidad recurrente.

Cuando está activado y la inscripción empieza con el ciclo ya iniciado, Ábaco calcula el importe proporcional del primer periodo. Si está desactivado, se aplica el precio completo.

Desde la configuración de la modalidad puedes abrir el calendario de pagos para revisar los periodos, las fechas y los importes previstos.

Cómo se procesa cada método

Tarjeta

La familia completa el pago desde Ábaco Familias. Ábaco procesa la operación y actualiza el estado del pago.

SEPA, transferencia, Bizum o efectivo

Ábaco registra el pago como pendiente, pero la operación se realiza fuera de la plataforma. Cuando confirmes que has recibido el importe, debes marcar el pago como pagado.

En el caso de SEPA, puedes generar un archivo XML para presentar la remesa en tu banco si tu plan incluye esta función.

Inscripciones creadas desde Ábaco Admin

Al crear una inscripción manualmente, un administrador puede elegir cualquier método de pago activo de la asociación, aunque no sea uno de los métodos ofrecidos normalmente en la actividad.

Esto permite gestionar excepciones para una familia concreta.

Si el administrador selecciona tarjeta, Ábaco crea el pago pendiente, pero no realiza automáticamente un cargo en la tarjeta de la familia.

Ejemplos

Extraescolar mensual

Una extraescolar de baloncesto cuesta 30 € al mes. Si la modalidad tiene prorrateo y una familia empieza a mitad de mes, el primer pago se calcula proporcionalmente. Los siguientes pagos serán de 30 €.

Evento con pago único

Una excursión cuesta 15 €. El pago se genera al confirmar la inscripción y no se crean pagos futuros.

Servicio con días sueltos

Una familia contrata tres días de comedor a 5 € por día. Ábaco crea tres inscripciones y tres pagos. Si paga con tarjeta, puede completar los tres importes en una única transacción.

Antes de publicar

Comprueba que:

• Has elegido correctamente el modo de inscripción.
• Los métodos de pago necesarios están activos y seleccionados.
• Las modalidades y los precios están completos.
• El prorrateo está configurado en las modalidades recurrentes.
• El calendario de pagos coincide con lo que quieres ofrecer.