Como configurar los pagos de una actividad

Configura los precios y métodos de pago ofrecidos en tus actividades en Ábaco.  Puedes definir si las inscripciones son gratuitas o de pago, establecer recurrencias (mensual, semanal, trimestral…) y elegir cómo se cobrarán a las familias.

Este proceso es igual para extraescolares, servicios y eventos.

📍 Ruta dentro de la app

Desde Ábaco Admin, ve a Actividades y abre una actividad nueva o existente.

Dentro del formulario, ve a la sección Pago.

Tipo de precio

Aquí defines si la inscripción genera o no un pago.

• Precio informativo:

  Las familias pueden inscribirse sin pagar.

  Se mostrará el importe a modo informativo, pero no se generarán pagos automáticos.

  (Ideal para actividades gestionadas fuera de la AMPA o gratuitas).

• Precio con pago (opción por defecto):

  Cada inscripción generará un pago que las familias deberán completar.

  Si el grupo tiene recurrencia (por ejemplo, mensual), se crearán cobros automáticos en cada ciclo.

Métodos de pago disponibles

Puedes ofrecer uno o varios métodos de pago.  Los que aparecen aquí dependen de los que hayas activado en la configuración de tu cuenta de AMPA.

💡 Puedes activar varios métodos a la vez para que la familia elija el que prefiera en el momento de la inscripción.

🔁 Frecuencia de pago o tipo de contratación

Esta opción se define en cada grupo de la actividad y determina cada cuánto se cobrará.

• Una vez → pago único que cubre toda la duración de la actividad.
• Semanal → cobro al inicio de cada semana.
• Mensual → cobro el día 1 de cada mes.
• Trimestral → cobro al inicio de cada trimestre.

💡 Ejemplo:

La extraescolar de Baloncesto Primaria cuesta 20 €/mes.

Si empieza el 15 de septiembre, el sistema generará un primer pago prorrateado (10 € por media mensualidad). A partir de ahí se generará un pago nuevo el día 1 de cada mes.

➡️ Más información sobre los grupos en Cómo configurar los grupos de una actividad

Calendario de pagos

Cuando la actividad tiene una recurrencia (mensual, trimestral, etc.), Ábaco genera automáticamente un calendario con todos los pagos previstos según la duración de la actividad.

Por ejemplo, si la actividad va del 1 de octubre al 31 de mayo y tiene pagos mensuales, el calendario incluirá ocho cobros: de octubre a mayo.

El sistema ajusta automáticamente los importes si la actividad empieza o termina a mitad de mes (prorrateo automático).

Cómo se gestionan los cobros

Si usas tarjeta

• Las familias añaden su tarjeta al inscribirse.
• Los cobros se generan automáticamente en cada ciclo.
• El dinero se transfiere directamente a la cuenta del AMPA.

Si usas domiciliación SEPA

• Los pagos se crean en estado “pendiente”.
• Desde el módulo de Pagos, puedes generar y descargar el fichero SEPA para enviarlo al banco.

Si usas otros métodos (transferencia, efectivo, Bizum)

• Las familias verán el pago como pendiente.
• Cuando recibas el dinero, marca el pago como “pagado” desde el panel.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 — Extraescolar de Baloncesto

• Precio: 20 €/mes
• Tipo de contratación: mensual
• Método de pago: tarjeta 💡 Los cobros se realizan automáticamente el día 1 de cada mes y se marcan como pagados al instante.

Ejemplo 2 — Servicio de Plan Madruga

• Precio: 10 €/semana
• Tipo de contratación: semanal
• Método de pago: domiciliación SEPA 💡 Los pagos quedan pendientes hasta que la AMPA genera el fichero SEPA desde el módulo de pagos, lo procesa en su banco y los marca como pagados en Ábaco.

Notas importantes

• No puedes cambiar el tipo de precio (informativo o con pago) una vez publicada la actividad.
• Sí puedes añadir o quitar métodos de pago en cualquier momento.
• No puede modificar la duración de la actividad si ya hay inscripciones.