Domiciliación bancaria SEPA: varias cuentas y empresas externas

Configura y ofrece a tus familias el pago por domiciliación bancaria (SEPA). Puedes añadir una o varias cuentas SEPA con su acreedor correspondiente y generar archivos SEPA (xml) para procesarlos en tu banco.

Ruta dentro de la app

Configuración > Pagos > Métodos de pago adicionales > Domiciliación bancaria SEPA

Añadir una cuenta SEPA

1. Ve a Configuración > Pagos.
2. En Métodos de pago adicionales, localiza Domiciliación bancaria SEPA.
3. Pulsa Añadir cuenta.
4. Completa los datos del acreedor y de la cuenta:
   • Nombre legal del acreedor: entidad que recibirá la autorización de domiciliación.
   • IBAN: cuenta bancaria del acreedor.
   • BIC: código del banco de esa cuenta.
   • ID de acreedor: identificador que facilita el banco para emitir domiciliaciones SEPA.
   • Dirección fiscal del acreedor.
5. (Opcional) En Comentarios adicionales, escribe instrucciones que verán las familias al seleccionar esta opción de pago.
6. Pulsa Guardar.

Gestionar cuentas SEPA

Desde la tarjeta de Domiciliación bancaria SEPA puedes añadir, editar, activar, desactivar o eliminar cuentas SEPA.

Si una cuenta está desactivada, no se ofrecerá como método de pago en nuevas configuraciones. Si está activada, podrá seleccionarse en cuota de socio, extraescolares, servicios o eventos.

Para que una cuenta SEPA pueda ofrecerse a las familias, debe tener completos los datos del acreedor: nombre legal, IBAN, BIC, ID de acreedor y dirección fiscal.

Si una empresa externa cobra una actividad o servicio

Esta opción es útil cuando una empresa gestiona y cobra directamente una extraescolar, el comedor, el plan madruga u otro servicio. El AMPA puede centralizar las inscripciones y los pagos en Ábaco, aunque el dinero se cobre desde la cuenta bancaria de esa empresa.

1. Añade una cuenta SEPA con los datos legales y bancarios de la empresa externa.
2. Al crear o editar la actividad o servicio, selecciona ese método SEPA concreto como método de pago.
3. Cuando la familia se inscriba, verá a la empresa como acreedor y aceptará la orden de domiciliación con sus datos bancarios.
4. Los pagos quedarán registrados en Ábaco bajo ese método SEPA, separados de los cobros que correspondan al AMPA o a otras empresas.

Ofrecer SEPA en tus cobros

1. Una vez activado, podrás ofrecer SEPA como método de pago en:
   • Cuota de socios
   • Extraescolares
   • Servicios
   • Eventos
2. Al inscribirse y elegir SEPA, la familia verá el nombre, el identificador y la dirección del acreedor, además de las instrucciones que hayas añadido. Después completará sus datos de domiciliación: nombre, dirección y cuenta bancaria.

Si has configurado varios métodos SEPA en una actividad, la familia podrá elegir el que corresponda. En Ábaco Admin también verás el nombre del acreedor para distinguir cuentas del mismo tipo.

Generar y descargar el archivo SEPA (xml)

1. Ve a Pagos en el menú principal.
2. En la tabla, abre la pestaña Pendientes.
3. Aplica el filtro Método de pago y selecciona un único método SEPA concreto.
4. Haz clic en el botón de tres puntitos (junto al filtro) y elige Descargar SEPA.xml.
5. Revisa el diálogo de previsualización: verás el listado de pagos que se incluirán. Si no has seleccionado un único método SEPA, Ábaco te pedirá ajustar el filtro antes de generar el XML.
6. Confirma para generar y descargar el archivo SEPA.xml.

Quién gestiona la remesa

Podéis organizaros de dos formas, según quién vaya a presentar la remesa en el banco.

La empresa entra en Ábaco

Si la empresa externa quiere descargar ella misma su archivo SEPA, invítala desde Configuración > Usuarios como usuario con permisos Personalizados:

1. En Catálogo, activa solo las actividades, servicios o eventos que gestiona esa empresa.
2. Activa el permiso Pagos en modo Solo consultar. Así podrá ver los pagos relacionados con sus actividades y descargar el archivo SEPA.
3. Elige Consultar y modificar solo si también debe marcar los pagos como pagados o fallidos después de recibir el resultado del banco.

Con estos permisos, la empresa verá únicamente las familias, inscripciones y pagos relacionados con los elementos que le hayas asignado, sin darle acceso completo a la cuenta del AMPA.

➡️ Gestiona los usuarios y sus permisos de tu asociación

El AMPA envía el archivo a la empresa

También puede descargarlo una persona del AMPA desde Pagos y enviárselo a la empresa para que lo presente en su banca online. En este caso no es necesario dar acceso a Ábaco a la empresa.

Presentar el archivo en tu banco y registrar cobros

1. Accede a tu banca online y importa el archivo SEPA.xml para lanzar la remesa.
2. Tras el resultado en el banco, vuelve a Pagos en Ábaco.
3. Selecciona los pagos cobrados con éxito y márcalos como Pagado para dejar registro actualizado.

Opciones y consejos

• Validación de datos: Verifica IBAN y BIC antes de guardar para evitar rechazos.
• ID de acreedor: Solicítalo a tu banco si aún no lo tienes; es imprescindible para emitir domiciliaciones.

Ejemplo práctico

La empresa Comedor Escolar, S. L. gestiona el servicio de comedor de tu centro. Añades una cuenta SEPA con su nombre legal, IBAN, BIC, ID de acreedor y dirección fiscal, y eliges ese método en el servicio de comedor. Las familias que se apunten aceptarán una orden de domiciliación a nombre de Comedor Escolar, S. L.

Al final de cada mes, la persona responsable filtra Pagos > Pendientes por el método SEPA de la empresa y descarga su SEPA.xml. Puede hacerlo la propia empresa con acceso personalizado, o el AMPA y enviárselo. La empresa importa el archivo en su banco y, cuando conoce el resultado de los cargos, se actualizan en Ábaco los pagos pagados o fallidos.

Preguntas frecuentes sobre empresas externas

¿Puede una empresa cobrar desde su propia cuenta?

Sí. Añade un método SEPA con los datos legales y bancarios de esa empresa y úsalo en las actividades o servicios que gestione.

¿Se mezclan los cobros de varios acreedores?

No. Cada método SEPA corresponde a una cuenta y un acreedor. Debes generar un archivo XML distinto para cada método SEPA.

¿Ábaco envía la remesa al banco?

No. Ábaco genera el archivo SEPA y registra los pagos, pero el AMPA o la empresa acreedora debe importarlo y presentarlo en su propia banca online.

Notas y limitaciones

• Comisiones: Los pagos por domiciliación bancaria SEPA se registran en Ábaco pero no se procesan en Ábaco, se procesan en tu banca online. Eso quiere decir que Ábaco no aplica ninguna comisión en ellos pero tu banco es probable que sí lo haga.
• Disponibilidad del método: Las domiciliaciones SEPA forman parte de los métodos de pago adicionales, incluidos en los planes Basic, Standard y Premium. Las cuentas nuevas también pueden probarlos durante sus primeros 30 días.
• Disponibilidad de los XML: La generación de ficheros SEPA está incluida en el plan Premium y también puede estar disponible durante el periodo inicial de prueba. En los demás casos puedes descargar un archivo CSV con la información de los pagos.
• Acceso de una empresa externa: Los permisos personalizados están incluidos en los planes Estándar y Premium. Para que la empresa descargue directamente archivos SEPA desde Ábaco, la asociación necesitará además tener disponible la generación de XML.
• Ejecución bancaria: Ábaco no envía remesas al banco; tú presentas el SEPA.xml en tu banca online.
• Marcado automático: Los pagos por domiciliación no se marcan automáticamente como pagados en Ábaco; debes actualizarlos tras la confirmación del banco.
• Ámbito SEPA: Este método aplica a cuentas dentro del espacio SEPA.
• Al terminar el periodo de prueba de una cuenta gratuita, los métodos de pago adicionales dejan de estar disponibles salvo que la asociación tenga acceso por antigüedad. Puedes reactivarlos al pasar a un plan superior.

Y listo, ya puedes cobrar por domiciliación bancaria SEPA y llevar el control desde Ábaco.