Gestiona los listados de asistencia
Los listados de asistencia sirven para pasar lista en una fecha concreta desde Ábaco Admin. Se pueden usar con extraescolares, servicios y eventos.
En este artículo usamos actividad como nombre general para referirnos a una extraescolar, un servicio o un evento.
Crear un listado
- En el menú principal de Ábaco Admin, entra en Asistencia.
- Pulsa Crear lista.
- Selecciona el tipo: extraescolar, servicio o evento.
- Elige la actividad concreta.
- Selecciona uno, varios o todos sus grupos.
- Indica la fecha.
- Pulsa Crear.
En los eventos, la fecha se completa automáticamente con la fecha del evento. En las extraescolares y servicios puedes elegir una fecha comprendida dentro de su duración.
💡 Ábaco recuerda la última actividad y los últimos grupos usados para que resulte más rápido crear el siguiente listado.
Quién aparece en la lista
Ábaco incluye a las personas que tienen una inscripción válida para la fecha y los grupos elegidos:
- Inscripción completa: aparece si la inscripción está activa y el grupo tiene horario ese día.
- Días fijos por semana: aparece solo si la familia contrató ese día de la semana y la inscripción está activa en ese periodo.
- Días sueltos: aparece cuando la fecha contratada coincide exactamente con la fecha del listado.
- Eventos: aparecen las personas inscritas para la fecha del evento.
Si una misma persona tiene varias inscripciones compatibles con esa fecha, aparece una fila por cada inscripción para poder registrar cada asistencia por separado.
Las inscripciones en espera o pendientes de confirmación no se incluyen porque todavía no tienen una plaza confirmada.
Si no hay ninguna persona inscrita para esa fecha, Ábaco no crea un listado vacío.
Pasar lista
Al abrir el listado verás cada persona junto a su grupo y la modalidad contratada. Cuando alguno de los grupos incluidos tiene opciones, también verás las opciones elegidas en cada inscripción. Puedes:
En los listados creados antes de que se incorporara esta información, la modalidad y las opciones pueden aparecer vacías.
- Marcarla como Presente o Ausente.
- Añadir o editar una nota.
- Buscar por nombre.
- Filtrar por uno o varios grupos.
- Filtrar por una o varias opciones contratadas, cuando estén disponibles.
- Consultar las personas autorizadas para la recogida.
La columna Otras actividades muestra si esa persona tiene otra actividad el mismo día y permite identificar si es anterior o posterior por su horario.
Descargar el listado
En el detalle del listado, pulsa el botón de tres puntos (⋯) y elige Descargar.
El CSV incluye nombre, apellidos, información de la persona, estado de asistencia, grupo, modalidad, otras actividades, personas autorizadas para la recogida y notas. Si los grupos del listado tienen opciones, también incluye las opciones contratadas.
🔒 Revisa el archivo antes de compartirlo: puede contener datos personales y observaciones internas.
Consultar o eliminar listados anteriores
En la pantalla Asistencia puedes buscar y filtrar los listados por actividad o fechas. Cada fila muestra la fecha, el número de registros y la persona que creó el listado.
Desde el menú de acciones puedes abrir el listado, ir al detalle de la actividad o eliminarlo si tienes permisos de gestión.
Dar acceso a un monitor
Invita al monitor como usuario desde Configuración → Usuarios y utiliza permisos personalizados:
- Dale acceso solo a las actividades que le correspondan.
- Activa Asistencia.
- Elige Solo consultar si solo debe ver los listados.
- Elige Consultar y modificar si tiene que marcar presentes, ausentes o añadir notas.
Así cada monitor accede con su propio usuario y solo ve la información necesaria.
Ejemplo práctico
Al crear el listado de comedor del miércoles, Ábaco reúne automáticamente:
- Las personas con inscripción completa que asisten los miércoles.
- Las que eligieron el miércoles como día fijo.
- Las que reservaron ese miércoles como día suelto.
El monitor puede pasar lista en una única pantalla y descargarla si necesita conservar o compartir el registro.