Gestiona los usuarios y sus permisos de tu asociación

Desde Configuración > Usuarios en Ábaco Admin puedes invitar personas a tu equipo, revisar sus accesos y cambiar sus permisos. Necesitas acceso Completo para gestionar usuarios.

Dónde gestionar los accesos

Abre Configuración > Usuarios. El cargo identifica la función de una persona; los permisos determinan qué puede consultar o modificar.

Consultar los usuarios

La tabla muestra nombre, correo, móvil, cargo, permisos, último acceso y estado Activo o Invitado. Puedes buscar por datos de la persona y filtrar por permisos o estado.

La búsqueda, los filtros y la posición de esta tabla se conservan al volver durante la sesión de la misma pestaña. La memoria es propia de tu usuario y entidad, no se comparte con otros dispositivos y termina al cerrar la pestaña.

El último acceso corresponde a esta entidad y se actualiza como máximo una vez por hora. No indica que la persona esté conectada en ese momento. Si no hay registro, aparece un guion.

En los roles Por secciones y Por actividades y secciones puedes consultar las áreas y los modos de acceso. En Por actividades y secciones también puedes consultar las actividades, servicios y eventos asignados. El menú de tres puntos permite editar el acceso o eliminarlo; al eliminarlo pierde acceso inmediatamente.

Invitar a una persona

1. Pulsa Invitar.
2. Completa el correo de acceso y los datos de la persona. Puedes añadir un cargo de hasta 80 caracteres.
3. Selecciona el Tipo de acceso y revisa el alcance antes de enviar la invitación.

La persona recibe un enlace por correo. Para aceptarlo solicita un código en ese mismo correo y lo introduce en Ábaco. No crea una contraseña. Hasta completar el proceso permanece como Invitado.

Si necesitas reenviar la invitación, elimina el acceso invitado y vuelve a invitar a la persona. Consulta cómo gestionar el acceso a tu cuenta si no puede entrar.

Elegir el tipo de acceso

• Completo: acceso completo, incluida la configuración, sujeto a las funciones disponibles en el plan.
• Por secciones: eliges qué áreas puede usar y qué acciones puede realizar en cada una. El acceso abarca toda la entidad dentro de las secciones habilitadas. No incluye configuración.
• Por actividades y secciones: permite elegir áreas, acciones y actividades, servicios o eventos concretos. En el área económica solo admite Cobros; no permite asignar Pagos ni Cuentas e informes. Está disponible en Estándar y Premium.

Los permisos por área de Por secciones se pueden configurar en todos los planes. Conceder un permiso no activa una función que tu plan no incluya.

Configurar secciones y niveles de permiso

Al invitar o editar una persona, selecciona Por secciones o Por actividades y secciones, activa cada área necesaria y elige su modo de acceso. Un área desactivada no concede acceso:

• Solo consultar: ver los datos disponibles.
• Consultar y modificar: editar registros existentes.
• Consultar, modificar, crear y eliminar: añadir y eliminar además de consultar y editar.

Catálogo y actividades asignadas

Con Por actividades y secciones, en Catálogo selecciona las extraescolares, servicios y eventos a los que puede acceder. Puedes dar acceso a todos o a una selección. Los registros vinculados se limitan según ese catálogo y los permisos del resto de áreas.

Con Por secciones no aparece esta selección: cada permiso habilitado se aplica a toda la entidad.

Familias

Con Por secciones eliges si puede consultar, modificar o gestionar todas las familias. Con Por actividades y secciones, al dar acceso al catálogo se activa la consulta de las familias relacionadas con las actividades, servicios o eventos asignados; este acceso es de solo consulta.

Con Por actividades y secciones, Familias e Inscripciones se activan automáticamente al seleccionar el catálogo y sus interruptores quedan bloqueados. Puedes elegir el nivel de permiso de Inscripciones; Familias se mantiene en consulta.

Inscripciones

Revisa si la persona solo debe consultar las inscripciones o también editarlas, crearlas o eliminarlas. Con Por secciones el permiso abarca todas las inscripciones de la entidad. Con Por actividades y secciones se activa al dar acceso al catálogo y se limita a las actividades, servicios y eventos asignados.

Otras áreas y permisos de Tesorería

• Cobros: consultar o gestionar el dinero recibido o pendiente de recibir, según el modo y los registros autorizados. Disponible en todos los planes y asignable a Por secciones y Por actividades y secciones. En este último caso solo incluye los cobros de las inscripciones autorizadas: excluye cuotas de socio, pedidos y otros cobros manuales. El estado y número de socio de las familias siguen visibles, pero no el detalle del cobro de la cuota.
• Pagos: consultar o gestionar las salidas de dinero de la entidad. Requiere Estándar o Premium y se puede asignar a Por secciones, con independencia de Cobros.
• Cuentas e informes: consultar y exportar cuentas, movimientos e informes completos de la entidad, incluidos sus saldos. Requiere Estándar o Premium y se puede asignar a Por secciones. En modo de modificación permite editar transferencias existentes; con gestión completa también permite crearlas, eliminarlas y cerrar o reabrir ejercicios.
• Contactos y Tienda: disponibles con Completo o Por secciones. El acceso Por actividades y secciones no permite Contactos, Productos ni Pedidos.
• Asistencia: consultar o gestionar listados. Con Por secciones abarca toda la entidad; con Por actividades y secciones, el catálogo asignado.
• Comunicados: consultar o gestionar comunicados según el modo. Por actividades y secciones solo accede a los que tengan todos sus destinatarios dentro de su catálogo autorizado.
• Mensajes: acceder al buzón compartido según el modo. Por secciones accede a todas las conversaciones; Por actividades y secciones, a las de las familias relacionadas con su catálogo asignado. Si activas Mensajes, se muestra la conversación completa de esas familias, incluidos mensajes sobre otras actividades.

Cobros, Pagos y Cuentas e informes son permisos independientes. Dar uno no concede los otros. Cuentas e informes permite ver información económica global incluso en modo de solo consulta.

Configurar el primer ejercicio o reiniciar su configuración requiere acceso Completo. No basta con conceder acceso a informes.

Dar acceso a un monitor o profesor

Asigna Por actividades y secciones, selecciona solo sus actividades y permite consultar Inscripciones. Añade Asistencia en modo de modificación si debe pasar lista. Activa otras áreas solo si las necesita.

Editar o retirar un acceso

Desde el menú de la persona puedes cambiar permisos y cargo. El nombre y el teléfono los gestiona desde su cuenta; cambiar sus permisos no cambia el correo de acceso. Los problemas con el correo deben revisarse con soporte.

Antes de eliminar el acceso, comprueba la persona seleccionada: lo pierde inmediatamente y deja de aparecer en esta lista.

Dar acceso a la persona responsable de Tesorería

Asigna Por secciones y activa por separado Cobros, Pagos y Cuentas e informes, solo según lo que necesite. Para revisar saldos e informes sin cambiarlos, concede Cuentas e informes en modo Solo consultar. Añade acceso a las familias y contactos que necesite. Elige modificación o gestión completa en cada área según las acciones que deba realizar.

No concedas Completo solo para permitir consultar un informe.

Comprobar el acceso

Pide a la persona que abra la sección asignada y compruebe qué puede ver y hacer. El cargo «Tesorería» por sí solo no concede ningún permiso.