Crea un nuevo evento

Crea un evento en Ábaco para gestionar fiestas, excursiones, jornadas, talleres u otras propuestas con una fecha y un horario concretos.

Los eventos comparten buena parte del funcionamiento de las extraescolares y los servicios, pero tienen una configuración más sencilla: no utilizan un horario semanal y su modalidad es siempre de actividad completa con pago único.

💡 Primero crearás el evento. Al pulsar Guardar, quedará en estado No publicado. Después podrás añadir sus grupos, opciones y precios desde la pantalla de detalle.

📍 Ruta dentro de Ábaco Admin

Ve a Actividades > Eventos y pulsa Nuevo evento.

1. Completa la información del evento

Añade:

• Título: un nombre claro para las familias.
• Descripción: explica en qué consiste, dónde se celebra y cualquier información que deban conocer.
• Imagen de cabecera: será la imagen principal del evento en Ábaco Familias.
• Inicio y finalización: indica la fecha y la hora de inicio y de fin.

📅 Un evento puede empezar y terminar el mismo día o abarcar varios días. Por ejemplo, puedes configurar una excursión de un día o unas jornadas de fin de semana.

2. Elige cómo se gestionará la inscripción

Puedes configurar el evento de cuatro formas:

• Inscripción y pago: Ábaco gestiona las inscripciones y genera un pago único.
• Solo inscripción: Ábaco gestiona las inscripciones, pero no genera pagos.
• Inscripción externa: las familias consultan la información y continúan en el enlace que indiques.
• Sin inscripción: el evento se publica únicamente como información.

⚠️ El modo de inscripción se elige al crear el evento. Revísalo bien antes de continuar.

3. Configura quién puede inscribirse

Cuando Ábaco gestiona la inscripción, completa:

• El período de inscripción.
• Si pueden apuntarse todas las familias, solo las socias o solo las no socias.
• Si la inscripción está dirigida a niños, tutores o ambos.
• Los términos legales que deban aceptar.
• Los métodos de pago, si el evento es de Inscripción y pago.

Los eventos no tienen período de inscripción preferente. Las familias podrán inscribirse o cancelar mientras el período de inscripción esté abierto, de acuerdo con las condiciones del evento.

4. Guarda el evento y crea sus grupos

Pulsa Guardar. El evento quedará en estado No publicado y todavía no será visible en Ábaco Familias.

Después, crea uno o varios grupos desde la pantalla de detalle. Puedes utilizarlos, por ejemplo, para separar cursos, edades o tipos de entrada.

Cada grupo del evento puede tener:

• Nombre y cursos admitidos.
• Capacidad y lista de espera.
• Opciones, como Con comida o Sin comida.
• Precios distintos según las opciones y si la familia es socia o no socia.

Qué cambia respecto a una extraescolar o un servicio

• El grupo no tiene horario semanal: utiliza las fechas y horas del evento.
• La modalidad es siempre Actividad completa.
• La periodicidad es siempre de pago único.
• No se ofrecen modalidades de días fijos ni de días sueltos.

5. Publica el evento

Cuando hayas terminado la configuración, utiliza la opción Publicar desde la pantalla de detalle.

Si Ábaco gestiona las inscripciones, el evento necesitará al menos un grupo correctamente configurado. Al publicarlo, las familias podrán verlo y apuntarse cuando el período esté abierto.

Si necesitas ocultarlo temporalmente, podrás despublicarlo sin eliminar las inscripciones ni los pagos existentes.

Ejemplo: fiesta de fin de curso

Podrías configurar:

• Fecha y hora: 15 de junio, de 17:00 a 20:00.
• Grupo: entrada general.
• Opción: con merienda o sin merienda.
• Precios: gratuito sin merienda y 3 € con merienda.
• Capacidad: número máximo de participantes y lista de espera, si corresponde.

La familia elegirá su opción y verá el importe exacto antes de confirmar la inscripción.