Como aplicar políticas de inscripción y cancelación
Define las reglas de inscripción y cancelación de tus actividades para controlar cuándo pueden apuntarse o darse de baja las familias.
Estas políticas se aplican igual a extraescolares y servicios.
📍 Ruta dentro de la app
Desde Ábaco Admin, ve a Actividades y abre o crea una actividad. Dentro del formulario, ve a la sección Políticas.
Qué son las políticas
Las políticas determinan cómo se comportan las inscripciones:
- Cuándo pueden apuntarse las familias (política de inscripción).
- Cuándo pueden cancelar su participación (política de cancelación).
Son especialmente útiles en actividades con pagos recurrentes (mensuales, semanales, etc.), ya que controlan los ciclos de alta y baja.
Política de inscripción
Controla a partir de qué momento puede inscribirse una familia y en qué ciclo entrará su inscripción.
Opciones disponibles
- Inscripción al ciclo actual o siguiente
- La familia puede elegir si apuntarse al ciclo en curso o al siguiente.
Ejemplo: si estamos en octubre, puede inscribirse para empezar en octubre o en noviembre.
Inscripción solo al ciclo siguiente
- Solo permite inscribirse para el siguiente ciclo disponible.
Ejemplo: si estamos en octubre, solo se podrá empezar en noviembre.
Inscripción al ciclo siguiente con margen
- Igual que la anterior, pero permite definir un margen de días antes del inicio del nuevo ciclo.
- Ejemplo: si el margen es de 5 días, el sistema bloqueará nuevas inscripciones durante los últimos 5 días del mes.
💡 Esta opción es útil si quieres evitar que las familias se inscriban justo antes de empezar el siguiente mes o semana.
Política de cancelación
Controla cuándo pueden darse de baja las familias de una actividad.
Cuando una inscripción se cancela, el sistema detiene automáticamente los cobros futuros.
Opciones disponibles
- Cancelación en cualquier momento
- Las familias pueden cancelar su inscripción en cualquier momento.
- Si lo hacen durante un ciclo en curso, la baja se aplica al finalizar ese ciclo.
- Ejemplo: si cancela el 15 de octubre, su inscripción terminará el 31 de octubre.
- Cancelación con margen
- Permite cancelar solo si se hace con una antelación mínima (en días).
- Ejemplo: con un margen de 5 días, la familia podrá cancelar el 25 de octubre para no pagar noviembre.
- Si cancela después, la baja se aplicará al siguiente ciclo (1 de diciembre).
- No cancelable
- Las familias no pueden cancelar su inscripción desde la app.
- Solo los administradores podrán hacerlo manualmente desde Ábaco Admin.
Cómo afecta a los pagos
- Si la actividad tiene pagos mensuales o semanales, las políticas determinan qué ciclos se cobran. Cuándo empiezan o dejan de generarse.
- Las bajas o altas fuera de plazo no generan ni reembolsos ni cargos nuevos.
- Cuando una familia cancela, la app informa de la fecha efectiva de finalización.
💡 Ejemplo: Una familia con política “cancelación con margen de 5 días” que se da de baja el 28 de octubre verá su inscripción activa hasta el 30 de noviembre, porque ya se superó el margen.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Extraescolar de Baloncesto
- Política de inscripción: al ciclo siguiente con margen de 5 días
- Política de cancelación: con margen de 5 días 👉 Evita apuntes o bajas de última hora y mantiene los cobros mensuales organizados.
Ejemplo 2 — Servicio de Plan Madruga
- Política de inscripción: al ciclo actual o siguiente
- Política de cancelación: en cualquier momento 👉 Permite máxima flexibilidad para familias que necesiten cambios frecuentes.
Notas y buenas prácticas
- Estas políticas solo afectan a actividades con recurrencia (mensual, semanal, trimestral).
- Puedes cambiarlas en cualquier momento, incluso con inscripciones activas.
- Si cambias la política de inscripción, los nuevos ajustes se aplicarán solo a las inscripciones futuras.
- Si cambias la política de cancelación, los nuevos ajustes se aplicarán a todas las inscripciones existentes y futuras.
- Las familias siempre verán un aviso claro en la app con la fecha de inicio o finalización de su inscripción y se les informará de todos los detalles en el momento de cancelar.
