Cómo registrar y consultar los pagos de la entidad
Registra los importes que tu entidad debe pagar o ya ha pagado desde Ábaco Admin > Tesorería > Pagos. Esta sección requiere Estándar o Premium y el permiso Pagos, con acceso Completo o Por secciones. Cobros y Cuentas e informes no conceden acceso a esta sección. Para añadir registros necesitas el nivel que permite crear y eliminar; para modificar uno existente, el de modificación.
Registrar o marcar un pago como pagado no envía dinero ni ejecuta una transferencia bancaria. Registra la salida real de dinero después de realizarla por el medio correspondiente. Los importes que recibes se gestionan en Cobros.
Añade un pago pendiente o realizado
- Abre Tesorería > Pagos y pulsa Añadir pago.
- Selecciona quién recibe el pago: Familia, Contacto u Otro. En Otro, escribe el nombre del destinatario.
- Introduce un importe mayor que cero y selecciona Pendiente o Pagado.
- Si está pagado, indica la Fecha de pago y, si el ejercicio ya está abierto, la Cuenta de Tesorería desde la que salió el dinero.
- Completa el Concepto y el Tipo de gasto. Añade notas internas y un justificante si los tienes.
- Revisa los datos y pulsa Crear pago.
La fecha de creación se asigna automáticamente. El formulario no solicita un método de pago ni una fecha de vencimiento. El tipo de gasto describe su naturaleza: por ejemplo, servicios de profesionales, materiales o seguros. No crea una clasificación fiscal automática.
Para seleccionar familias o contactos necesitas acceso a esos recursos. Puedes crear un contacto desde el formulario si tienes permiso para crearlo.
Cuándo afecta al saldo
Un pago Pendiente no genera gasto ni modifica saldos. Puedes guardarlo sin fecha de pago y, si Tesorería está activa, asignar una cuenta para utilizarla al confirmarlo.
Con Tesorería activa, un pago Pagado necesita una fecha dentro de un ejercicio abierto y una cuenta bancaria o de efectivo. Ábaco genera el gasto en ese periodo y actualiza la cuenta correspondiente. No puedes utilizar Cobros con tarjeta como cuenta de salida de un pago manual.
Si registras un pago realizado antes de abrir el primer ejercicio, se guarda sin cuenta. Al abrirlo, los pagos incluidos por su fecha reciben la cuenta bancaria principal y se incorporan al ejercicio. Revisa esa asignación después de la importación.
Confirma un pago pendiente
Después de realizar el pago, abre su menú de tres puntos y selecciona Marcar como pagado. Si faltan datos, se abre el formulario para completarlos.
Comprueba la fecha: si el pago ya tiene una cuenta válida, la acción rápida puede confirmarlo con la fecha actual. Para registrar otra fecha real, utiliza Editar y revisa fecha, cuenta y estado antes de guardar.
Comprueba que el pago figura como Pagado y que tiene la fecha y cuenta correctas. Si hay un ejercicio abierto que corresponde a esa fecha, el gasto aparece también en sus movimientos.
Guarda y revisa el justificante
Puedes adjuntar un archivo PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB desde el formulario o desde Ver detalles. Solo se mantiene un justificante por pago; puedes descargarlo, sustituirlo o retirarlo cuando el registro lo permita.
El justificante es opcional y su ausencia no impide guardar el pago. Para localizar los que faltan, aplica Justificante > Sin justificante. Si Ábaco avisa de que el pago se ha guardado pero ha fallado el justificante, abre el mismo pago y vuelve a adjuntar el archivo; no crees otro pago.
Busca, consulta y exporta los pagos
Utiliza las pestañas Todos, Pendientes, Pagados y Anulados. Puedes buscar por concepto o destinatario y filtrar por tipo de gasto, justificante, fecha de creación y fecha de pago. Estas dos fechas tienen filtros independientes.
Al volver a esta tabla durante la sesión de la misma pestaña, Ábaco recupera la búsqueda, los filtros, el orden, la página y la posición que habías dejado. Esta memoria se limita a tu usuario y entidad en Ábaco Admin. No conserva las filas seleccionadas ni se comparte con otros dispositivos; al cerrar la pestaña termina la sesión.
Abre Ver detalles desde el menú del pago para consultar sus datos y descargar el justificante, si existe.
Para exportar, aplica los filtros, abre el menú de exportación junto a ellos y selecciona Descargar CSV. Revisa el número de pagos y pulsa Descargar. El archivo, que puedes abrir en una hoja de cálculo, incluye todos los resultados autorizados que coinciden con los filtros, no solo la página visible.
Consulta también: Cómo corregir, anular o eliminar un pago; Cómo preparar y abrir el primer ejercicio.