Guía de Tesorería: qué puedes hacer y cómo empezar
En Ábaco Admin, Tesorería permite consultar los cobros, registrar los pagos, comprobar los saldos y preparar los informes económicos de tu entidad. Ábaco incorpora la información que ya conoce; tú completas las operaciones que todavía no están registradas.
Planes y permisos necesarios
Cobros está disponible en todos los planes. Pagos, Cuentas e Informes requieren Estándar o Premium.
Las opciones del menú se muestran según los permisos de tu usuario. En Gratis y Básico puedes abrir Pagos, Cuentas e Informes para explorar pantallas con datos de ejemplo. Esos ejemplos no son registros de tu entidad y no permiten trabajar con tus operaciones reales. El rayo identifica las funciones que requieren mejorar el plan.
Para mejorar el plan, pulsa Mejorar mi plan y revisa Estándar o Premium en Suscripción. Si no tienes acceso a la suscripción, pide a una persona administradora que gestione el cambio. Consulta Tu suscripción a Ábaco.
Para preparar el primer ejercicio necesitas acceso Completo, que incluye la configuración. El trabajo posterior depende de tres permisos independientes: Cobros, Pagos y Cuentas e informes. Con Por secciones puedes recibir cada uno por separado, con el nivel de acceso necesario. Por actividades y secciones solo admite Cobros de las inscripciones autorizadas; no permite cuotas de socio, pedidos, cobros manuales, Pagos ni Cuentas e informes. Tener un permiso no concede los demás ni activa funciones que tu plan no incluya.
Qué encontrarás en Tesorería
| Sección | Qué puedes hacer |
|---|---|
| Cobros | Consultar importes pendientes o cobrados y añadir otros ingresos. |
| Pagos | Registrar importes pendientes o pagados y guardar sus justificantes. |
| Cuentas | Revisar saldos y movimientos, y registrar transferencias entre banco y caja. |
| Informes | Consultar resultados, descargar documentos y cerrar ejercicios. |
La sección que antes se llamaba Pagos ahora se llama Cobros; conserva los registros existentes. La nueva sección Pagos recoge las salidas de dinero. La consulta de las transferencias que Ábaco envía por los cobros con tarjeta se llama Liquidaciones.
Cuándo afectan los cobros y pagos a los saldos
Con el ejercicio abierto, un cobro genera un ingreso cuando queda Pagado y su método está vinculado a una cuenta de Tesorería. Un pago genera un gasto cuando queda Pagado, con su fecha y cuenta correspondientes. Los cobros y pagos pendientes no modifican los saldos.
Ejemplo de un cobro con tarjeta:
- Una familia paga una actividad y el cobro queda Pagado.
- Si la tarjeta está incluida en Tesorería, Ábaco registra el ingreso en la cuenta Cobros con tarjeta y, si tu entidad asume la comisión, registra también ese gasto.
- Cuando Ábaco liquida el dinero al banco, registra una transferencia entre ambas cuentas. No genera un segundo ingreso.
Para reflejar una factura que has pagado fuera de Ábaco, regístrala en Pagos, indica la fecha y la cuenta de salida y añade el justificante si lo tienes. El justificante es opcional; puedes localizar después los pagos que no lo tienen.
Registrar un pago o una transferencia entre cuentas no envía dinero desde tu banco. Estas acciones reflejan operaciones realizadas fuera de Ábaco.
Cómo preparar el primer ejercicio
Un ejercicio es el periodo del que llevas las cuentas. Puede coincidir con el año natural, el curso escolar u otro periodo. Si tu entidad utiliza cursos escolares, el cambio de curso no cierra ni abre el ejercicio económico.
Si eres administrador y tienes Estándar o Premium y acceso a configuración, abre Tesorería > Cuentas y pulsa Preparar el primer ejercicio. El asistente tiene cuatro pasos:
- Ejercicio. Selecciona la fecha de inicio, a partir del 1 de enero de 2026.
- Cuentas y métodos. Revisa dónde se registran los cobros de cada método. Si excluyes un método, sus cobros no generan movimientos en las cuentas de Tesorería.
- Saldos. Indica el saldo real del banco y de la caja de efectivo al cierre de un día ya terminado. Si incluyes la tarjeta, Ábaco calcula su saldo de referencia; no tienes que introducirlo.
- Revisión. Comprueba los datos antes de confirmar la importación y apertura.
Puedes guardar la configuración como borrador y continuar después. Guardar el borrador no abre el ejercicio: la apertura se completa cuando termina la importación.
Si tienes pendiente Prepara vuestra tesorería en Primeros pasos, también puedes entrar desde ese paso. Se marca como completado cuando el primer ejercicio queda abierto. En Gratis y Básico, Descubrir Tesorería es un acceso a los ejemplos y no cuenta para el progreso.
Cómo se utiliza el saldo de referencia
El saldo de referencia es el dinero real que había en una cuenta al cierre del día elegido. Los movimientos del ejercicio hasta esa fecha quedan en el registro y en los totales, pero no vuelven a sumarse ni restarse de ese saldo. Solo los movimientos posteriores lo actualizan.
Ejemplo con un importe ficticio: si indicas que ayer había 1.000 € en el banco, esa cantidad ya incluye las operaciones anteriores. Añadir al registro un cobro anterior a esa fecha no vuelve a aumentar esos 1.000 €.
Qué importa Ábaco y qué debes completar
Al abrir el primer ejercicio, Ábaco incorpora los cobros pagados del periodo cuyos métodos estén incluidos, los pagos confirmados registrados en la plataforma y las comisiones y liquidaciones que correspondan.
Después de la apertura, comprueba que puedes consultar el ejercicio y sus movimientos en Cuentas. Revisa las operaciones que falten: por ejemplo, una aportación recibida, una factura o una retirada de efectivo del banco para la caja.
Antes de añadir una operación, busca si ya existe. Si está registrada, comprueba su estado y fecha para evitar duplicarla.
Cómo mantener el ejercicio al día
- En Cobros: revisa los cobros generados por cuotas, actividades, servicios, eventos y pedidos. Para otros ingresos, añade un cobro manual con una familia, un contacto u otro pagador. Si lo vinculas a una familia, también lo verá en Ábaco Familias.
- En Pagos: registra las salidas de dinero, selecciona el tipo de gasto y guarda los justificantes. Mantén un pago como pendiente hasta que se haya realizado; al confirmarlo, indica la fecha real y la cuenta.
- En Cuentas: contrasta los saldos registrados con el banco y la caja. Una transferencia entre ambos cambia la distribución del dinero, pero no aumenta los ingresos ni los gastos.
Qué muestran los informes y qué puedes descargar
En Informes puedes consultar los ingresos y gastos de cada ejercicio, su distribución por categorías, el resultado y los saldos por cuenta. También puedes revisar los pagos sin justificante del periodo. Los importes pendientes de cobro y pago muestran la situación actual de toda tu entidad, no solo la del ejercicio consultado.
El resultado es la diferencia entre los ingresos y gastos del ejercicio. El saldo es el dinero registrado en las cuentas y tiene en cuenta el que ya había.
Puedes descargar el informe económico en PDF y el registro de tesorería en Excel, con una hoja por cada cuenta con movimientos. Tesorería ayuda a ordenar esta información; no sustituye el asesoramiento de tu gestoría ni realiza las gestiones contables o fiscales de tu entidad.
Qué cambia al cerrar o reabrir un ejercicio
Con permisos para gestionar ejercicios, puedes iniciar el cierre desde Informes. Antes de confirmar, revisa los movimientos y justificantes, selecciona la fecha de cierre y comprueba los saldos finales.
Al cerrar el ejercicio, sus movimientos quedan bloqueados. Ábaco abre automáticamente el siguiente desde el día posterior y traslada los saldos finales como saldos iniciales. Los cobros y pagos pendientes siguen pendientes y no se incluyen en los saldos del cierre.
Si necesitas corregir un ejercicio cerrado, solo puedes reabrir el inmediatamente anterior al actual, con permisos para gestionarlo e indicando un motivo. Tras corregirlo y volver a cerrarlo, se actualizan los saldos iniciales del ejercicio corriente.
Si tu entidad debe aprobar sus cuentas en una Asamblea, esa aprobación se gestiona fuera de Ábaco. Cerrar el ejercicio no equivale a aprobarlas.