Gestión de la cuota de socio
La cuota de socio permite registrar qué familias son socias y gestionar su cuota de cada curso. Configúrala desde Configuración > Cuota y revisa la situación de cada familia desde Familias en Ábaco Admin.
Cómo se genera la cuota
Con al menos un método de pago configurado, Ábaco Familias muestra la opción de hacerse socio, el importe y las ventajas que hayas indicado. Sin métodos seleccionados, el alta de socios queda desactivada.
Si la cuota depende del número de alumnos, se calcula con los registrados al generar el cobro. Mientras no esté pagado, un administrador debe eliminar el cobro antes de cambiar el número de alumnos y generar de nuevo la cuota. Si ya está pagado, Admin permite cambiar alumnos sin recalcular ni devolver el importe. Una diferencia se registra como un cobro manual independiente desde Cobros. En Ábaco Familias, el cambio sigue bloqueado mientras exista el cobro de cuota.
Distinguir el estado de socio del estado del cobro
Al solicitar el alta se asigna un número de socio y se genera el cobro. La tarjeta se confirma automáticamente desde la pasarela; SEPA, transferencia, Bizum o efectivo requieren registrar el pago cuando recibas el dinero.
Consulta el cobro en Familias > [familia] > Cobros o en Tesorería > Cobros. Un cobro de tarjeta puede estar pendiente, procesando, pagado o fallido: elegir tarjeta no significa que ya esté pagado.
Después del cambio de curso, Renovación pendiente conserva el número anterior sin generar todavía un cobro. La familia debe confirmar la renovación para que se cree la cuota del nuevo curso.
Cancelar renovaciones pendientes
Desde la ficha, despliega el estado de socio y selecciona Cancelar renovación. Para varias familias, filtra Situación > Renovación pendiente, selecciona las filas y pulsa Cancelar renovación. Las familias que no estén en ese estado no se modifican.
Al confirmar, pasan a no socias y liberan sus números. Se conservan las personas y los historiales de inscripciones, pedidos, mensajes y cobros.
Asignar o editar el número de socio
Ábaco asigna números secuenciales al dar de alta como socia a una familia, aunque su cuota todavía no esté pagada. Puedes cambiar el número por uno libre desde su ficha. Quitar el estado de socio o cancelar una renovación libera el número.
Activar o pausar la cuota
Desde Configuración > Cuota, selecciona al menos un método para permitir altas. Déjalos vacíos y guarda para pausar el alta. Esto no devuelve importes cobrados ni cierra el ejercicio de Tesorería.
Qué cambia al ser socio
El estado de socio puede determinar precios, requisitos de inscripción, público de productos y destinatarios de comunicados, según lo que hayas configurado. Revisa cada configuración; no utilices el estado del cobro como sustituto del estado de la inscripción.
Registrar una cuota recibida antes de usar Ábaco
Abre la ficha, da el alta como socia con el método real por el que recibiste el dinero y registra su cobro como pagado con la fecha correcta. No selecciones tarjeta para representar un pago ya cobrado fuera de la pasarela.
Si la familia solicita el alta desde su app, comprueba primero si ya pagó para evitar duplicar la cuota. Revisa también su inclusión en el ejercicio de Tesorería si el dinero ya estaba recogido en el saldo de referencia.